Internet & Recht Home

Formen digitaler Dokumente

zur Übersicht "Digitales Aktenmanagement"

letzte Änderung 23.11.2006

Wenn heute von einem digitalen Akt gesprochen wird, werden sehr unterschiedliche Formen darunter verstanden.

1. Textdatei als Bilddatei

Dies ist die erste Form der Digitalisierung. Ein Text wird mittels Scanner in den Computer verfrachtet und dort in der Dateiform gespeichert, die der Scanner liefert, meist eine IMG-Datei, also eine Bilddatei. Im GIF-Format ist es auch möglich mehrseitige Dokumente in einer Datei zu erfassen. Dies ist heute noch die häufigste Form der Digitalisierung und wird auch von Cyberdoc und vom Firmenbuch verwendet. Diese Form eignet sich nur für die Zurverfügungstellung menschenlesbarer Information und zum Ausdrucken. Für die Weiterverarbeitung sind derartige Dokumente ungünstig, weil ein weiterer Arbeitsschritt notwendig ist, sie bearbeitbar zu machen (Eintippen oder Erfassen mit Texterkennungsprogramm). Sie lassen sich auch nicht elektronisch durchsuchen, womit der Hauptvorteil digitaler Dokumente nicht genutzt wird.

Vorteile:

Nachteile:

2. EDV-mäßige Texterfassung

Dabei wird der gescannte, bildmäßig erfasste Text mittels eines Texterkennungsprogrammes - die häufigsten sind Omnipage, Textbridge und FineReader - in computerlesbaren Text umgewandelt und als Textdatei (z.B. im doc-Format von Winword) gespeichert. Man kann diese Datei dann ganz normal in einem Textverarbeitungsprogramm öffnen und weiterbearbeiten. Diese Form eignet sich vor allem für selbst erstellte Dokumente (Schriftsätze, Verträge, usw.), nicht aber für Fremdurkunden, die im Aussehen nicht verändert werden sollen, also etwa für gerichtliche Urkunden.

Vorteile:

Nachteile

3. Speicherung als PDF "Bild im Text"

Diese Variante vereinigt die Vorteile aus den vorherigen und vermeidet deren Nachteile, vor allem die Veränderung des Aussehens. Das Dokument wird dabei zweifach erfasst: Einmal als Abbild und einmal als lesbarer Text. Das Einlesen erfolgt sinnvoller Weise in einem Arbeitsgang durch Scannen aus dem Texterkennungsprogramm heraus, d.h. das Texterkennungsprogramm holt das Bild vom Scanner, fasst alle Seiten zusammen und wandelt das Scanner-Bild in Text um. Dann wird das gesamte Dokument als PDF in der Eigenschaft „Bild im Text“ als ein Dokument gespeichert. Für den Leser hat das Dokument dasselbe Erscheinungsbild wie das Original, gleichzeitig ist das Dokument durchsuchbar, aber nicht veränderbar.

Vorteile

Nachteil

zum Seitenanfang